Interview de Caroline Sauvajol-Rialland : « l’infobésité, risques et astuces pour ne pas se laisser déborder »

 
Nadège Delalieu : Caroline Sauvajol-Rialland bonjour et merci d’avoir accepté cette interview.
 
Caroline Sauvajol-Rialland : Bonjour.
 
Caroline Sauvajol-RiallandNadège Delalieu : Pouvez-vous présenter en quelques mots ?
 
Caroline Sauvajol-Rialland : Je suis maître de conférence à l’Université catholique de Louvain et à Sciences Po Paris. J’ai fondé en 2010 So Comment, un cabinet conseil en gestion de l’information. Je suis spécialisée dans le domaine de la surcharge informationnelle en entreprise, autrement appelée infobésité*. Donc, j’accompagne les entreprises dans leurs démarches de diagnostic de l’état informationnel de l’organisation et d’accompagnement pour améliorer leurs pratiques info-communicationnelles. La gestion de l’information est devenue stratégique pour les organisations.
 
Nadège Delalieu : Pouvez-vous nous rappeler ce qu’est l’infobésité ?
 
Caroline Sauvajol-Rialland : il s’agit d’une analogie entre l’information et l’obésité (maladie reconnue par l’OMS). La première apparition du vocable date de 1970, et a été imaginé par Alvin Toffler. Puis, le terme a été repris et popularisé en 1996 par David Shenk. Cela signifie que la surcharge informationnelle dont nous sommes victimes pourrait avoir sur nous des effets aussi nocifs que la maladie de l’obésité. Bien sûr, l’obésité est une maladie objective avec un seuil défini par l’indice de la mase corporelle (IMC). C’est moins simple à qualifier au niveau de l’information puisque l’infobésité est subjective. Certaines personnes se sentent en surcharge à partir de quarante mails par jour quand d’autres peuvent supporter jusqu’à cent mails par jour. Les effets de l’infobésité portent sur les processus cognitifs, intellectuels, avec des risques psycho-sociaux pour les individus et d’autres risques tout aussi importants pour les entreprises.
 
Nadège Delalieu : Quels sont les risques de la surinformation ?
 
Caroline Sauvajol-Rialland : Les risques de la surinformation pour l’entreprise peuvent être classés en deux catégories : ceux portant sur l’organisation ou sur les personnes en tant que collaborateurs, surtout sur les cadres particulièrement touchés par l’infobésité.
Il y a trois types de risques pour l’entreprise :
   - sur le processus décisionnel de l’organisation. Pourquoi ? On sait qu’il existe un nombre d’informations optimal à obtenir avant de prendre une décision. Or, si ce nombre est dépassé, la qualité de la décision est moins bonne, soit parce qu’elle est prise trop tard, soit parce que la multiplication des informations dégrade le processus décisionnel.
   - sur la productivité de l’entreprise. Le traitement de l’information dans sa matérialité représente aujourd’hui au minimum 30 % du temps de travail d’un cadre. Cette activité souterraine n’est pas évaluée, ni intégrée dans son temps de travail. On est perpétuellement déconcentré dans son travail, notamment par la messagerie électronique. En 2009, Basex, un cabinet américain, a estimé que ce temps de déconcentration représentait 30 % de notre temps de travail. En ajoutant le temps de traitement de l’information (30 %) et le temps perdu en déconcentration (30 %), cela représente 60 % du temps de travail d’un cadre ! Le nombre d’informations disponibles au format numérique doublant tous les quatre ans, que restera-t-il comme temps de productivité d’un cadre dans dix ans ?
   - sur l’innovation. L’innovation et la créativité sont le fer de lance de notre économie. Les chinois et bientôt les indiens produiront autant, voire mieux que nous. La valeur ajoutée des pays occidentaux repose sur la conception de nouveaux produits. Or la surcharge informationnelle gène nos processus cognitifs. On ne travaille qu’en réponse à des sollicitations et les gens n’ont plus le temps de réfléchir. On sur-stimule notre attention réactionnelle. Une étude EDF a ainsi montré qu’un cadre gérait soixante-huit tâches par jour. Par contre, on ne fait plus travailler notre attention endogène, indispensable à l’innovation et à la créativité. Si on m’imagine plus, si on ne conçoit plus, l’économie française est en danger.
Il existe deux types de risques pour l’individu :
   - émotionnels. La surcharge place en situation de stress, ce denier peut conduire au burn-out. La messagerie électronique a un effet enflammant sur les relations professionnelles. Sa sur-utilisation et le fait de communiquer par écrit entrainent une dégradation rapide des relations de travail. On se permet de dire plus de choses par écrit qu’en face à face…
   - intellectuels. On voit apparaître de nouvelles formes de pathologies de l’intelligence telles que le FOMO (Fear of Missing Out), la cyberdépendance et le déficit d’attention avec hyperactivité.
Le FOMO concerne les jeunes de 18 à 30 ans et désigne le fait de ne pas profiter du temps présent pour toujours se projeter dans un avenir immédiat. Par exemple, je suis en cours à la faculté, mais connectée en même temps à tous mes réseaux sociaux. Je sais qu’au même moment il y a un apéritif avec tous mes amis, une conférence super intéressante ailleurs… Donc je n’arrive plus à profiter du temps présent et je suis dans l’angoisse perpétuelle du futur immédiat. Qu’est-ce que je vais faire juste après ce moment-là ? L’angoisse porte sur la multitude de choix. Le FOMO peut dégénérer en sentiment de rancune par exemple lorsqu’on imagine qu’on a été exclu parce que non informé d’une fête par exemple.
La cyberdépendance toucherait 10 % des internautes. Aux Etats-Unis, il s’ouvre une clinique tous les quinze jours pour soigner ce trouble social. Au Japon, les « hikikomori du savoir » ne sortent plus de chez eux et sont littéralement happés par leur ordinateur et les labyrinthes d’Internet.
Le déficit d’attention avec hyperactivité ne concerne pas seulement les enfants. Le fait de ne pas arriver à se concentrer sur une tâche est traité par une molécule (le méthylphénidate). De plus en plus d’adultes prennent ce médicament pour améliorer leur faculté de concentration, s’ils ont plusieurs réunions dans la journée ou un décalage horaire à supporter par exemple, alors même qu’ils ne sont pas reconnus comme étant malades.
Tout cela montre que nous avons de plus en plus de mal à faire face à cette masse d’informations : risque d
 
Nadège Delalieu : Sans en arriver à la prise de médicaments, est-ce vous pouvez nous donner des astuces, des conseils simples à mettre en pratique pour lutter contre l’infobésité dans l’entreprise ?
 
Caroline Sauvajol-Rialland : Aujourd’hui l’outil dominant en entreprise est véritablement la messagerie électronique. Elle structure le travail au quotidien, d’où l’intérêt de maitriser l’outil. Le courrier électronique date de 1994 en France. Il n’y a pas ou peu eu de formation en la matière. Donc l’utilisation de l’outil se fait généralement de façon autodidacte, ce qui génère une sur-utilisation de ce média. Pour optimiser son usage, il faut respecter les règles d’usage de la messagerie électronique :
   – le courrier électronique est fait pour transmettre de l’information de manière rapide ou pour prescrire un ordre dans le cadre hiérarchique.
   – ce n’est pas l’outil de la négociation. Pour ce faire, il faut préférer le face-à-face ou le téléphone.
   – ce n’est pas l’outil de l’urgence (téléphone ou face-à-face également).
   – le temps de réponse à un courrier électronique est de trois jours et il faut le respecter. En pensant être plus performant, les personnes tentent de répondre de plus en plus vite, et tout le monde se cale derrière celui qui va le plus vite… Or le « plus disant » n’est pas le « mieux disant ».
 
Nadège Delalieu : C’est un délai maximum de trois jours ?
 
Caroline Sauvajol-Rialland : oui, tout à fait.
 
Nadège Delalieu : Donc, on peut répondre dans un délai de quelques heures à trois jours ?
 
Caroline Sauvajol-Rialland : Oui, mais il faut être conscient que plus on répond vite, plus les interlocuteurs internes et externes de l’entreprise vont accélérer le processus. Si vous avez répondu à votre interlocuteur dans les deux heures et que vous lui répondez ensuite trois jours après, il va avoir l’impression que vous n’avez pas pris en compte sa demande. Il y a un effet d’accélération du temps à cause de ces outils.
On peut améliorer utilement la gestion du courrier électronique en paramétrant son logiciel. Identifiez simplement les cinq personnes les plus importantes professionnellement en interne et les cinq principaux clients en externe, faite apparaître leurs messages en rouge ou avec un sonnerie particulière, et répondez-leur de façon plus rapide. Pour les autres, décidez de ne relever votre messagerie et ne répondre aux mails que trois fois par jour : le matin en arrivant au travail, à l’heure du déjeuner et en fin de journée. Cette règle essentielle permet de mieux gérer son temps et de réhabituer ses interlocuteurs à ne pas avoir une réponse immédiate.
On peut également paramétrer le logiciel pour que tous les mails arrivant en copie soient regroupés dans un dossier spécial. Le principe est de ne pas répondre à ces copies, envoyées pour information. Y jeter un œil uniquement en fin de journée si on a le temps car cela ne fait pas partie des tâches prioritaires.
Enfin, je crois beaucoup aux solutions collectives en entreprise, car personne ne peut rester en retrait si tout le monde dans l’organisation répond dans l’heure. Il faut définir des règles info-communicationnelles collectives au sein du service et idéalement au sein de l’organisation pour décrire comment échanger, les besoins d’information, les modalités de réunions. Il faut adapter ces règles pour être le plus proche possible de la culture d’entreprise de l’organisation et des besoins propres au service.
 
Nadège Delalieu : Ne regarder sa boîte mail que trois fois par jour peut également s’appliquer au niveau personnel. Quels autres conseils spécifiques peut-on appliquer pour s’organiser ?
 
Caroline Sauvajol-Rialland : Personnellement, on peut décider d’être connecté toute la journée à vingt chaînes de télé, dix de radios et lire tous les jours le Monde, Libération et le Figaro… Nous vivons dans un monde numérique, il faut s’habituer à être dans un état de surinformation au niveau personnel. Il convient donc bien évidemment choisir et structurer son activité informationnelle, en construisant son propre système d’information personnalisé et individuel en fonction de ses besoins. Décider par exemple de consacrer trente minutes par jour à l’information et pas plus. Il faut déterminer ses besoins de citoyen et ses envies personnelles (abonnement, temps consacré à la télévision…). Il est intéressant de constater par exemple que le développement d’internet se fait au préjudice de la télévision, notamment chez les jeunes. Bref, passer d’un mode de traitement de l’information de type réflexe et par ordre d’urgence à un mode de traitement structuré et organisé.
 
Nadège Delalieu : Caroline, merci pour tous ces conseils.
 
Caroline Sauvajol-Rialland : Merci à vous.
 

* Vous pouvez retrouver une définition concise des termes signalés d’un astérisque (*) dans le glossaire.

 

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8 commentaires sur “Interview de Caroline Sauvajol-Rialland : « l’infobésité, risques et astuces pour ne pas se laisser déborder »

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