3 habitudes à adopter pour optimiser le rangement de votre ordinateur

Marre de perdre un temps fou à rechercher vos fichiers dans votre ordinateur ? Voici trois habitudes à adopter qui devraient vous aider à optimiser le rangement de votre ordinateur si vous vous laissez régulièrement déborder par la masse d’informations à trier et classer.

1. Ranger son bureau d’ordinateur

Cela peut sembler évident et paraît être la première chose à faire. Et pourtant, n’avez-vous jamais vu l’écran de l’ordinateur d’un collègue entièrement noyé sous les icônes ?
Pour vous y retrouver : limitez le nombre d’icônes présentes sur le bureau en vous fixant comme règle de pourvoir admirer votre fond d’écran ! Organisez ensuite votre espace de travail en zones : les raccourcis vers les logiciels d’un côté, ceux vers les dossiers en cours de l’autre.

2. Bien ranger ses fichiers

Pour avoir une chance de retrouver LE document utile dans votre ordinateur, vous devez toujours stocker vos fichiers dans une seul dossier racine. Puis, structurez votre rangement selon les critères suivants :

  • chronologique (quand ?) où l’on range les fichiers dans les dossiers selon les années. Si cette approche fonctionnement bien pour les activités récentes, elle s’avère moins efficace à long terme puisque vous devrez vous rappeler de la date de création d’un fichier plutôt que de son contenu.
  • thématique (quoi ?) où le rangement se base sur le contenu du document en fonction de la catégorie, de la personne ou du projet. Choisissez cette structure si vous avez peu de thématiques, sinon vous devrez créer des sous-catégories au risque de vous perdre à nouveau dans l’arborescence ! Certains documents peuvent également être transversaux donc appartenir à plusieurs catégories, ce qui complique le classement.
  • selon l’objectif (comment l’information va être utilisée ?) où le classement se fait selon le contexte d’utilisation des documents. La difficulté réside dans la détermination des différents rôles que l’on occupe et dans leur évolution au fil du temps. Il convient donc de remettre régulièrement à jour les catégories de dossiers.
  • selon le logiciel utilisé (avec quoi ?) : certains personnes sauvegardent les fichiers de même nature ensemble (tous les documents powerpoint dans un dossier par exemple). C’est le classement le moins efficient.

Chacune de ses structures ayant ses limites, l’idéal consiste à combiner les trois premières structures : objectif/thème/chronologie. Ex. : le dossier « Personnel/assurances/2012″.
Pensez également à limiter les niveaux d’arborescence de vos dossiers à quatre au maximum pour éviter de vous noyer.

3. Bien nommer ses fichiers

S’il n’existe aucune norme concernant le nommage de fichiers, choisir un intitulé explicite permet de savoir ce que le document contient sans avoir à l’ouvrir, donc de retrouver l’information utile plus rapidement et facilement. Voici quelques règles pour trouver le nom adéquate :

  • attribuer un nom de fichier simple à comprendre, compris entre 25 et 64 caractères, en supprimant les mots superflus (« le », « à », « de »…).
  • utiliser un acronyme en majuscule pour le type de document, par ex. : LB pour Livre Blanc, DP pour dossier de presse…
  • éviter les caractères non alphabétiques, pas toujours lisibles selon les systèmes d’exploitation, tels que l’astérisque, les accents, guillemets, points d’exclamation, de suspension, d’interrogation, les signes d’opération, de comparaison, la barre verticale et les crochets.
  • pour délimiter les mots, utiliser des lettres capitales, des tirets bas (underscores) pour séparer les différents éléments du titre et des tirets simples pour les mots d’un même élément. Par exemple : « Projet_Formation-Jour-01″
  • pour numéroter un document, donner toujours un code à deux chiffres. Faites de même avec les numéros de version : « Projet_Formation_V01″.
  • pour dater un document, indiquez d’abord l’année, puis le mois et le jour, sous la forme « aaaa-mm-jj » ou « aaaa-mm » pour permettre de trier les fichiers par ordre croissant ou décroissant.
  • pour un nom de document avec un patronyme, indiquez le nom puis le ou les initiales.
  • bannissez les espaces.

Quelque soit votre choix de nommage, conservez-le et appliquez-le à tous vos documents.